Sebuah perusahaan dengan produk yang jumlahnya banyak perlu untuk mengatur gudang dengan baik supaya operasional berjalan dengan lancar.
Sistem manajemen gudang merupakan alat bantu untuk perusahaan bisa mengatur dan mengelola produk yang sangat banyak.
Berikut ini kami akan jelaskan mengenai sistem manajemen tersebut dan juga manfaatnya bagi perusahaan yang skala-nya besar.
Pengertian Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang adalah sebuah sistem yang digunakan untuk bisa mengelola produk dari perusahaan yang ada di gudang.
Mulai dari penyimpanan, pengambilan barang, pengepakan barang sampai dengan pencatatan mutasi produk akan terbantu dengan sistem tersebut.
Biasanya memang sistem manajemen gudang atau juga dikenal Warehouse Management System mempergunakan komputer atau bahkan menggunakan suatu perangkat lunak khusus untuk manajemen gudang.
Sistem manajemen gudang akan membantu operasional perusahaan bisa lebih cepat dan efisien serta pencatatan yang jelas dalam pengelolaan produk.
Sistem ini pun akan menunjukkan persediaan perusahaan dan bisa menentukan jumlah produksi yang paling efisien untuk diproduksi.
Jadi sistem manajemen gudang ini bukan hanya meningkatkan efisiensi waktu tapi juga efisiensi biaya untuk produksi barang.
Fungsi Mempergunakan Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang memiliki banyak fungsi bagi perusahaan, berikut ini beberapa fungsi yang dimilikinya.
1. Membantu Penyimpanan Barang
Sistem manajemen gudang sangat membantu proses penyimpanan barang pada perusahaan agar supaya bisa berjalan lebih efektif.
Mulai dari pencatatan, waktu produk masuk gudang, sampai dengan letak penyimpanan produk yang sesuai jenis produk.
Pada dasarnya sistem tersebut akan menyimpan produk supaya mudah diakses untuk kemudian dikeluarkan sesuai dengan penjualan yang terjadi.
2. Memberikan Data Stock Barang
Pencatatan adalah fitur utama dalam sistem manajemen gudang, dan hal ini tentu saja akan menunjukkan data stock yang dimiliki perusahaan.
Mutasi keluar masuk produk akan bisa tercatat dengan sangat baik, sehingga data stock terkini bisa segera didapatkan dari sistem ini.
Data yang didapatkan pun sangat akurat, karena pencatatan itu dilakukan setiap terjadi mutasi produk di gudang.
3. Mencegah Kesalahan Distribusi Barang
Proses pengeluaran barang dengan menggunakan sistem sudah pasti akan jauh lebih baik dan mencegah terjadinya kesalahan saat distribusi.
Terlebih bila sistem tersebut terhubung dengan sistem penjualan dan sistem lainnya dalam perusahaan, maka kesalahan tersebut tidak akan terjadi.
Salah satu cara yang bisa memaksimalkan-nya adalah dengan menggunakan sistem barcode pada barang yang diberikan setiap produk tersebut masuk gudang.
4. Membantu Membaca Tren Pasar
Sistem manajemen gudang akan bisa memberikan data keluarnya produk secara berkala secara lebih detail, bahkan sampai ke data area-nya.
Hal ini akan membantu perusahaan untuk bisa mengetahui tren pasar atas produk yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Proses dalam Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang sendiri memiliki beberapa proses, simak penjelasannya berikut ini.
1. Menerima Barang
Penerimaan barang dari bagian produksi untuk kemudian disimpan menjadi stock bagi perusahaan.
Setelah itu biasanya akan ada pemberian barcode khusus untuk barang tersebut untuk menyimpan data detail dari produk.
Data produk ini terutama adalah tanggal produksi dan beberapa data penting lainnya untuk kemudian masuk ke dalam sistem.
2. Mencatat Barang
Selanjutnya pencatatan barang yang masuk ke dalam gudang tadi ke dalam sistem yang secara otomatis akan masuk ke dalam laporan.
Pencatatan ini akan membantu pengelolaan stock menjadi lebih efektif dan memudahkan proses pencarian saat akan di distribusi.
3. Menyimpan Barang
Penyimpanan barang dilakukan dengan memaksimalkan tata letak dan kondisi ruangan gudang yang dipergunakan secara efisien.
Selain itu penyimpanan juga dilakukan berdasarkan jenis barang dan juga frekuensi keluarnya barang tersebut.
Hal ini akan membantu menghemat waktu pada saat akan dilakukan distribusi barang.
4. Distribusi Barang
Terakhir adalah distribusi barang di mana mulai dari pengeluaran dari penyimpanan, pengemasan sampai dengan pengiriman ke pelanggan.
Sistem akan memaksimalkan urutan pengambilan produk sampai dengan memastikan produk dikirimkan secara cepat dan juga akurat.
Sistem juga memungkinkan melakukan pemantauan pengiriman untuk memastikan produk sampai ke pelanggan dengan baik.
Manfaat Menggunakan Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang mampu memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, berikut ini beberapa di antaranya.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Efisiensi operasional perusahaan sudah pasti akan bisa tercipta ketika perusahaan menerapkan sistem manajemen gudang yang terbaik.
Semua akan bisa dilakukan secara otomatis dengan sistem, bahkan sampai memberikan data untuk perusahaan mengambil keputusan yang terbaik.
Dengan mengotomatiskan kegiatan gudang, maka akan membuat pekerja dapat fokus ke tugas yang lebih strategis dan meminimalkan Human Error.
2. Meminimalisir Biaya Operasional
Sistem manajemen gudang juga membantu meminimalkan biaya operasional perusahaan, terutama dalam sisi kelebihan stok.
Stock akan bisa dimonitor dengan baik untuk mengetahui kebutuhan akurat serta adanya data yang bisa membaca tren saat ini.
Jadi biaya untuk produksi barang akan bisa jauh lebih efektif dan efisien, serta meminimalkan munculnya biaya lain seperti biaya penyimpanan barang berlebih.
3. Memastikan Kelancaran Distribusi Barang
Dengan adanya WMS akan membuat pemilik bisnis dapat melihat lebih jelas data stok, permintaan pelanggan dan membuat perusahaan mampu mengambil keputusan cepat terhadap pasar saat ini.
Dari kelebihan tersebut juga akan memberikan dampak seperti meningkatkan kecepatan pengiriman barang, tingkat kepuasan pelanggan dan dapat meningkatkan reputasi perusahaan.
Sekian penjelasan singkat terkait pengertian sistem manajemen gudang dari proses hingga manfaatnya di lapangan. Apakah sistem gudang Anda masih belum otomatis? Tertarik menggunakan WMS? Cek juga pembahasan “Cara Membangun Sistem Manajemen Gudang Yang Baik“.
