Bagi setiap karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan atau perkantoran, pastinya akan menemukan momen dimana suatu perusahaan diharuskan memindah kantornya untuk kepentingan perkembangan perusahaan menjadi lebih maju untuk kedepan-nya.
Pastinya, akan ada rasa semangat yang timbul di dalam diri setiap karyawan yang bekerja di suatu kantor yang ingin pindah. Banyak ide-ide terpikirkan yang nantinya sekiranya dapat diterapkan pada saat menempati tempat kerja atau kantor yang baru.
Akan tetapi sebelum melakukan pemindahan barang dan pegawai yang ada di kantor lama ke kantor baru, para karyawan khususnya yang menangani terkait dengan pemindahan kantor tersebut perlu mempersiapkan lebih rinci apa saja yang diperlukan untuk di pindah.
Perencanaan yang baik sebelum melakukan pemindahan dapat menentukan proses pemindahan menjadi lebih efektif dan juga efisien. Sehingga para staf dan karyawan di kantor hanya tinggal memindahkan barang secara tertib tanpa ada barang yang tertinggal.
Guna mendapatkan pemindahan yang efektif, alangkah baiknya bagi Anda mengetahui beberapa tips pindah kantor dengan aman dan efektif yang akan dipaparkan pada penjelasan di bawah ini. Mari simak selengkapnya informasinya!
Tips Pindah Kantor Efektif Dan Aman
Kebanyakan orang sekarang ini agaknya masih kurang memperhatikan terkait teknis tentang pindah kantor, sehingga dijumpai sering terjadi kesalahan barang yang akan di pindah ke kantor.
Padahal cukup banyak aset yang juga ikut dipindahkan ke kantor baru. Ada beberapa tips yang dapat Anda lakukan agar kegiatan memindahkan barang-barang kantor menjadi aman dan lebih efektif. Berikut tips-nya untuk Anda:
-
Lakukan Perencanaan Matang
Tips pertama dalam memindahkan kantor yakni dengan membuat perencanaan yang matang. Identifikasi faktor yang mendorong adanya pemindahan kantor tersebut.
Pemindahan kantor dapat dilakukan karena melihat jumlah sumber daya manusia yang tidak dapat ditampung. Alasan lain, pemindahan kantor juga dapat dipengaruhi oleh biaya sewa per bulan yang cukup menguras anggaran kantor.
Setelah mengetahui secara pasti faktor pendorong pemindahan kantor, maka perencanaan terkait dengan langkah-langkah pemindahan dapat dipetakan.
-
Menyiapkan Tata Letak Ruangan Kantor Yang Baru
Kantor yang akan di pindah pastinya punya sebuah Layout tampilan kantor. Sebagai seorang yang bertanggung jawab dalam teknis pemindahan kantor, Anda dapat membuat tata letak ruangan kantor yang baru.
Hal ini tentunya ditentukan oleh aspek interaksi kerja dan hubungan antar divisi. Penempatan antara divisi satu dengan yang lain dapat dipertimbangkan dengan baik pada saat penyusunan denah kantor yang baru. Perlu adanya kerja sama antar divisi dalam hal ini.
-
Cek Keadaan Kantor
Sebelum pindah ke kantor yang baru, lakukan pengecekan secara menyeluruh pada keadaan kantor. Hal ini guna mengidentifikasi apakah terdapat fasilitas kantor yang mungkin saja tidak berfungsi dengan baik, atau bahkan kantor tersebut tidak memiliki fasilitas yang dibutuhkan.
Fasilitas penting di kantor seperti kelistrikan, saluran air, toilet, proyektor, layar, AC, sambungan kabel telepon, jaringan internet hingga fasilitas lain seperti ruangan untuk ibadah perlu dicek dengan baik, sehingga bila terdapat kekurangan dapat di antisipasi jauh-jauh hari.
-
Komunikasi Dan Organisasikan Dengan Tim
Memindahkan kantor pasti memiliki konsekuensi dimana seluruh barang dari karyawan haruslah dikemas dengan baik. Waktu pengemasan juga perlu di informasi-kan, sehingga ketika waktu pemindahan kantor tiba, karyawan tidak lagi kebingungan mengemas barangnya.
Sosialisasi-kan dan ajak karyawan untuk melakukan pengemasan dengan baik dan tidak rumit. Pengemasan sendiri dapat dilakukan dengan cara mencicil jauh hari sehingga barang-barang penting milik karyawan tidak tertinggal atau bahkan hilang ketika pindahan.
-
Packing Barang
Senada dengan penjelasan sebelumnya, hal paling penting dalam pindahan ialah packing barang atau mengemas barang-barang. Beberapa persiapan sebelum packing yakni dengan menyiapkan kardus sebagai wadah barang-barang dengan disusun secara rapi.
Selanjutnya yakni sticky note untuk menandai keterangan dari kardus tersebut. Siapkan juga lakban untuk merekatkan Box dan Bubble Wrap yang digunakan untuk melindungi barang dari gesekan atau goncangan yang dimungkinkan dapat terjadi selama proses pemindahan.
Hal lain yang perlu diperhatikan ialah terkait penyusunan dari barang yang dikemas tersebut alangkah baiknya disusun dalam satu box atau tempat khusus yang memiliki keterangan untuk barang-barang yang sama dari satu divisi.
-
Tunjuk Penanggung Jawab Setiap Barang
Setelah packing selesai dan barang telah disusun dengan baik, maka tunjuk salah seorang dari divisi tertentu di kantor untuk menjadi penanggung jawab barang tersebut. Sehingga pada saat dipindahkan, barang dapat di kontrol dan diketahui letaknya dengan baik.
Penanggung jawab diperlukan untuk memudahkan proses koordinasi dalam rangka pemindahan barang yang ada dalam suatu divisi ke kantor baru nantinya. Sehingga penanggung jawab pemindahan kantor dapat mengetahui keadaan barang masing-masing divisi.
Demikian tips dari Union Logistics tentang pemindahan barang yang efektif dan aman. Dimana sebelum memindahkan barang perlu adanya perencanaan yang matang untuk menentukan letak ruangan, teknis packing dan teknis pemindahan dengan aman dan efektif.
