Penjelasan kali ini cocok bagi Anda yang ingin memahami apa itu surat jalan dan fungsinya. Surat merupakan salah satu instrumen yang dijadikan dokumen resmi arsip kantor.
Ada banyak macam surat seperti surat pemberitahuan, surat peringatan, surat pengantar, surat rekomendasi, surat kuasa, surat izin, surat jalan, dan lain-lain.
Bagi Anda para pelaku usaha bisnis dan ritel maupun Anda yang bekerja di sebuah perusahaan khususnya bagian pengiriman barang atau logistik, tentunya sudah tak asing dengan surat jalan ini.
Jadi apa sebenarnya yang dimaksud surat jalan? Apa saja fungsinya dan ada berapa jenis surat jalan tersebut? Mari simak pembahasan berikut ini.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan ialah sebuah berkas penting yang merupakan dokumen wajib yang digunakan oleh perusahaan, lembaga, atau institusi dalam aktivitas pengiriman barang.
Biasanya surat jalan ini Ini dibawa oleh driver dari pabrik pengirim ke pabrik penerima atau dari tempat muat menuju tempat bongkar.
Memang bukan dokumen wajib, tetapi surat jalan oleh pihak ekspedisi yang bertugas untuk membawa barang dan mendistribusikan-nya kepada konsumen / pihak penerima.
Informasi yang tertera dalam surat perjalanan setidaknya harus memuat nama perusahaan penerbit, nama pihak penerima atau customer, nomor surat, nama dan jenis barang, kuantitas dan jumlah barang, serta harga.
Satu dokumen surat jalan biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar kertas dengan warna yang berbeda menunjukkan perbedaan fungsinya pula.
Lembar pertama surat jalan berwarna putih, ini merupakan bukti penyerahan barang dari pihak pengirim kepada ada pembeli yang mana akan digunakan sebagai penagihan pembayaran di akhir bulan.
Lembar kedua biasanya berwarna merah, salinan ini yang nantinya akan diserahkan kepada menerima atau customer sebagai tanda bukti. Lembar ketiga bisa berwarna kuning maupun hijau, lembar ini biasanya digunakan sebagai arsip perusahaan.
Fungsi Surat Jalan
Surat jalan dibuat suatu perusahaan tentu karena memiliki fungsi. Fungsi surat jalan tersebut antara lain;
- Surat jalan berisi tentang rincian secara detail item atau barang yang dikirim.
- Merupakan dokumen resmi sebagai bentuk formalitas dari pihak pengirim untuk pihak penerima.
- Untuk mempermudah pengecekan, baik pengecekan yang dilakukan oleh pihak penerima maupun petugas keamanan (polisi) sepanjang perjalanan pengiriman.
- Sebagai tanda bukti bahwa barang sudah sampai di tangan pihak penerima.
- Sebagai dokumen resmi yang menjadi arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan.
- Sebagai dasar pembuatan laporan.
- Surat jalan lembar pertama berfungsi sebagai bukti valid transaksi yang menyatakan bahwa barang telah diterima oleh customer, nantinya akan di arsipkan dalam pembekuan oleh bagian keuangan perusahaan.
- Lembar kedua surat perjalanan berfungsi sebagai tanda bukti atau pegangan bagi customer.
- Serta, lembar terakhir surat jalan akan digunakan sebagai dokumen arsip bagi perusahaan.
Jenis-Jenis Surat Jalan
Terdapat jenis surat jalan yang tidak sedikit jumlahnya. Ada berbagai macam jenis surat jalan tentu dengan fungsi yang disesuaikan dengan masing-masing kepentingan perusahaan.
Setidaknya Anda perlu mengetahui beberapa jenis surat jalan berikut ini untuk menambah pengetahuan.
-
Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang yang dibuat oleh suatu perusahaan dengan tujuan untuk memberikan informasi secara rinci dan detail tentang barang yang dikirim kepada pelanggan sesuai dengan pesanan.
Format yang digunakan untuk surat jalan pengiriman barang ini tentu menggunakan format transaksi jual beli resmi. Dalam surat tersebut termuat juga nama barang, harga satuan hingga harga keseluruhan.
-
Surat Jalan Penjualan Barang Kredit
Surat jalan penjualan barang kredit dikeluarkan sebagai bukti resmi transaksi jual beli yang dilakukan melalui sistem pembayaran kredit. Surat ini dibuat berdasarkan surat pesanan sebagai bukti pengeluaran barang.
Pada surat jalan jenis ini nilai kuantitas barang secara khusus tidak bisa diubah sehingga benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah ditulis di surat pesanan oleh pemesan.
-
Surat Jalan Penjualan Barang Tunai
Kebalikan dengan tadi, surat jalan ini merupakan bukti transaksi penjualan barang yang dilakukan dengan pembayaran tunai. Surat jalan ini dibuat khusus hanya untuk mencatat bukti-bukti transaksi yang dilakukan dengan metode tunai dan dibuat tidak dibuat berdasarkan order dari sales.
-
Surat Jalan Titipan Barang
Surat jalan di titipan barang diperuntukkan sebagai tanda bukti pendukung ketika akan menitipkan barang. Sehingga penitipan barang tersebut dapat dijamin keamanannya dengan adanya surat jalan penitipan barang ini.
Surat ini biasanya dibuat dan diterbitkan oleh pihak manajemen yang mana nanti diteruskan kepada staf bagian pergudangan.
-
Surat Jalan Drop Canvasser
Jenis surat jalan ini diterbitkan guna sebagai bukti riwayat transfer yang dikeluarkan pihak gudang kepada kanvaser. Pihak gudang menentukan kuantitas barang yang diberikan kepada kanvaser berdasarkan kebijakan yang telah di buat oleh perusahaan.
-
Surat Jalan Retur Pembelian
Surat jalan retur pembelian berisi tentang retur pembelian barang yang dibuat oleh bagian purchasing atau pembelian. Kuantitas yang tertera dalam surat jalan ini tidak bisa berubah karena telah ditulis pada di surat retur pembelian sebelumnya.
Setelah penjelasan diatas sekarang Anda jadi memahami betapa pentingnya surat jalan bagi perusahaan saat sedang melakukan pengiriman barang.
Selain itu surat jalan sangat membantu untuk memastikan barang yang diterima oleh penerima bukan barang ilegal. Cek juga pembahasan terkait Pengertian Commercial Invoice.
Identitas yang tercantum pada surat jalan sebaiknya lengkap dengan standar kode surat jalan, tanggal pengriman, nama perusahaan, data lengkap barang yang dikirim, tanda tangan pengirim dan data penting lainnya pada kop surat. Itulah penjelasan singkat dari Union Logistics mengenai apa itu surat jalan yang penting digunakan saat pengiriman barang.
